Виклики застосування електронних підписів
Донедавна український бізнес та державні установи стикалися з певними обмеженнями у використанні електронних підписів. Зокрема, для багатьох операцій вимагалося застосування кваліфікованих електронних підписів (КЕП) на захищених носіях, відомих як токени. Це створювало додаткові перешкоди для широкого впровадження електронного документообігу, оскільки використання токенів не завжди було зручним, доступним та економічно виправданим для всіх категорій користувачів. Також існувала певна невизначеність щодо юридичної сили різних типів електронних підписів, особливо в умовах воєнного стану, коли застосування удосконалених електронних підписів (УЕП) регулювалося тимчасовими “експериментальними” проєктами.
Вплив на операційну ефективність організацій
Існуючі обмеження щодо електронних підписів негативно позначалися на операційній ефективності організацій. Вимога використання токенів для КЕП уповільнювала процеси підписання документів, збільшувала витрати на придбання та обслуговування захищених носіїв, а також створювала логістичні складнощі. Нечіткість правового регулювання різних видів електронних підписів могла призводити до правових ризиків та ускладнювати взаємодію між суб'єктами господарювання, особливо у фінансовому секторі. Це обмежувало потенціал для повноцінної цифровізації та автоматизації бізнес-процесів, перешкоджаючи швидкому та безперешкодному обміну електронними документами.
Законодавчі зміни у застосуванні е-підписів та печаток
Наприкінці 2023 року відбулися суттєві законодавчі зміни, спрямовані на вирішення цих проблем. Кабінет Міністрів України Постановою №1298 від 12 грудня 2023 року затвердив вимоги до форматів удосконалених електронних підписів (УЕП) та печаток, що використовуються для надання електронних публічних послуг. Це рішення дозволяє застосовувати УЕП на постійній основі, скасовуючи обов’язкове використання КЕП на захищених носіях у більшості випадків, якщо інше не передбачено законом. Паралельно Національний банк України Постановою №172 від 20 грудня 2023 року затвердив Положення про використання електронного підпису та електронної печатки. Цей документ встановлює єдиний порядок їх застосування в банківській системі, на ринках небанківських фінансових послуг та під час надання платіжних послуг, регулюючи використання всіх видів електронних підписів та визначаючи умови їх юридичної сили незалежно від технологій створення.
Переваги оновленого регулювання
Оновлене регулювання електронних підписів та печаток значно спрощує електронний документообіг в Україні. Відмова від обов'язкових токенів для УЕП робить процес підписання більш доступним та зручним для широкого кола користувачів. Гармонізація українського законодавства у сфері електронних довірчих послуг з європейськими стандартами сприяє міжнародній співпраці та інтеграції. Для фінансового сектору регулювання від НБУ надає чіткі та єдині правила щодо використання різних типів електронних підписів, підвищуючи правову визначеність та безпеку операцій. Це створює сприятливіші умови для цифровізації бізнесу, зменшення адміністративного навантаження та прискорення взаємодії.