як ми працюємо

Спершу процес, потім система

Порядок робіт, за яким ми йдемо в кожному проєкті: від обстеження до передачі системи в експлуатацію. Кожен етап має власний результат, який можна побачити й оцінити до переходу на наступний.

етапи

Сім кроків

Етапи 1–2 можна замовити окремо як ІТ-консалтинг. Далі проєкт продовжується лише тоді, коли обидві сторони бачать, що впроваджувати варто.

  1. 01

    Обстеження

    Інтерв'ю з учасниками процесів, картування маршрутів документів, інвентаризація систем і місць ручного перенесення даних. Ми описуємо роботу такою, якою вона є, а не такою, якою її описує регламент.

    Результат: карта процесів as-is і перелік розривів
  2. 02

    Цільова модель і оцінка

    Як процес має виглядати після змін, які кроки зникають, що з цього підтримує система. Разом із обсягом упровадження, розбивкою на хвилі, бюджетом і ризиками.

    Результат: модель to-be, вимоги, план і бюджет
  3. 03

    Пілот на одному процесі

    Один реальний процес у робочому середовищі з реальними людьми та документами. Пілот показує те, чого не видно на схемі: винятки, неописані узгодження й місця, де користувач обходить систему.

    Результат: працюючий процес і уточнена оцінка решти
  4. 04

    Налаштування й упровадження хвилями

    Наступні процеси підключаються чергами, а не всі одночасно. Кожна хвиля має власну дату запуску та власний перелік того, що вважається зробленим.

    Результат: процеси в експлуатації, хвиля за хвилею
  5. 05

    Дані та інтеграції

    Перенесення довідників, залишків і архіву; обмін із системами, які залишаються в роботі. Тут проєкти зазвичай і затримуються, тому міграцію ми плануємо окремим блоком, а не «за залишковим принципом».

    Результат: звірені дані та працюючий обмін
  6. 06

    Навчання й передача

    Навчання за ролями: бухгалтер, узгоджувач, діловод і адміністратор бачать різні системи. Інструкції пишемо під ваші маршрути, а не під загальний посібник виробника.

    Результат: люди працюють у системі без нашої участі
  7. 07

    Супровід і розвиток

    Після запуску процеси змінюються: з'являються нові типи документів, змінюються ліміти й ролі. Супровід — це внесення цих змін, а не лише реакція на збої.

    Результат: система змінюється разом з організацією
принципи

Правила, яких ми тримаємось

Вони частіше за все й вирішують, чи піде проєкт, — не вибір платформи.

Процес важливіший за систему

Автоматизований безлад залишається безладом і починає коштувати дорожче. Якщо процес не описаний, ми спершу описуємо його, а не налаштовуємо систему.

Пілот до масштабування

Один процес доводимо до робочого стану, перш ніж підключати решту. Це дешевший спосіб дізнатися, що ми чогось не врахували.

Оцінка після обстеження

Терміни й бюджет ми називаємо, коли бачили обсяг документів і чинні маршрути. До того — лише діапазон із чесним поясненням, від чого він залежить.

Власник процесу з боку замовника

У кожного процесу має бути людина, яка ухвалює рішення про зміни. Без неї впровадження перетворюється на нескінченне узгодження між підрозділами.

Результат — у цифрах до і після

Перед стартом фіксуємо, що вимірюємо: тривалість погодження, частку документів поза системою, кількість повернень на доопрацювання. Без базового виміру ефекту не існує.

Відмова — теж результат

Якщо обстеження показує, що впровадження зараз не окупиться, ми це кажемо. Втратити проєкт чесніше, ніж провести його й лишити замовника з системою, якою не користуються.

від замовника

Що потрібно з вашого боку

Впровадження не можна купити «під ключ» без участі організації — і це не спосіб перекласти роботу, а умова, за якої система приживається.

  • Власник процесулюдина, яка ухвалює рішення про зміни в маршрутах
  • Доступ до учасниківкілька годин інтерв'ю з тими, хто реально працює з документами
  • Доступ до системтестові середовища та вивантаження довідників для міграції
  • Рішення щодо винятківвідповідь, які відхилення від маршруту лишаються допустимими
  • Час людей на навчаннязаплановані години, а не «між справами»
  • Готовність змінити процесінколи правильна відповідь — не налаштування, а зміна регламенту

Обстеження та цільову модель можна замовити окремою послугою — див. Послуги. Що саме ми впроваджуємо на етапах 3–5 — на сторінці Рішення.