компетенція

BPM та автоматизація процесів

Переносимо маршрути погодження з домовленостей і листування в систему: з відповідальним на кожному етапі, термінами й поведінкою при відмові. Власного BPM-продукту не розробляємо — впроваджуємо готові платформи.

що автоматизуємо

Процеси, з яких зазвичай починають

Не «весь документообіг одразу», а конкретні маршрути, у яких затримка відчутна й вимірювана.

01

Погодження договорів

Юрист, фінансист, безпека, керівник — з паралельними гілками там, де вони справді паралельні. Видно, у кого документ лежить і скільки днів.

02

Заявки на закупівлю й платіж

Заявка пов'язана з бюджетом і договором від створення. Ліміт перевіряється на етапі зобов'язання, а не під час звіряння наприкінці місяця.

03

Вхідна та вихідна кореспонденція

Реєстрація, резолюції, доручення й контроль строків. Найпростіший процес для пілота: результат видно за тиждень.

04

Внутрішні службові документи

Службові записки, накази, заявки на відпустку й відрядження. Багато однотипних маршрутів, які легко описати шаблонами.

05

Доручення й контроль виконання

Хто відповідальний, до якої дати, що вважається виконанням. Без цього наради породжують доручення, які ніхто не відстежує.

06

Погодження змін до бюджету

Перерозподіл між статтями з фіксацією, хто ініціював і хто дозволив. Питання «чому цифра змінилась» перестає бути розслідуванням.

типові помилки

Через що впровадження BPM зривається

Усе це ми бачили. Половину цих ризиків знімає етап обстеження, другу половину — пілот.

Автоматизувати неописаний процес

Якщо маршрут існує лише в головах, у системі він застигне у випадковому вигляді. Спершу опис, потім налаштування.

«Зробіть як зараз, тільки в системі»

Так автоматизується й той крок, який існує лише через недовіру між підрозділами. Частину етапів правильніше прибрати, а не оцифрувати.

Ігнорувати винятки

Термінові платежі й документи «поза чергою» існують завжди. Якщо їх не описати, користувачі почнуть обходити систему — і статистика стане недостовірною.

Немає власника процесу

Без людини, яка ухвалює рішення про маршрут, узгодження налаштувань триває довше за саме впровадження.

Запуск усього одночасно

Один процес у пілоті показує помилки дешево. Десять процесів одночасно показують ті самі помилки, але дорого й у всіх підрозділах.

Немає базового виміру

Якщо до старту не заміряти тривалість погодження й кількість повернень, після запуску не буде з чим порівнювати.

матеріали

Публікації за темою

Порядок робіт і що потрібно з боку замовника — на сторінці Як ми працюємо. Склад підсистем, які ми впроваджуємо, — на сторінці Рішення.